Kurumsal Mail Nasıl Yazılır?

Dönemin en popüler iletişim aracı şüphesiz internet. Bu koca dünyanın da kendi içinde birçok alternatifi var. Bunlardan en önemlisi olan mail [e-posta] nasıl yazılmalı? Mail yazarken dikkat edilmesi gerekenler; Kurumsal üslup kullanarak mail yazma incelikleri ve daha fazlasını bu yazıda bulabilirsiniz.

kurumsal mail nasıl yazılır

Gönderdiğiniz maillerin okunmadan “okundu olarak işaretle”nmesini veya direk çöp kutusuna gönderilmesini istemiyorsanız dikkat etmeniz gereken bazı kurallar (kalıplar) var. Daha da önemlisi: iş dünyasında kullanacağınız maillere sağlıklı geri dönüşler alabilmelisiniz.

Kariyerinizi olumlu etkileyebilecek, isteklerinize olumlu geri dönüşlere sebep olacak, çözümlerinizi hızlandıracak, sağlıklı iletişimin temeli olan mail nasıl yazılmalıdır? Aşağıdaki temsili maili inceleyiniz.

Alıcı: Ziyaretci@hizliadam.com

Bilgi CC: Diger-ilgili-okuyucu@hizliadam.com

Bilgi BCC: Mail-adresi-paylasilmamasi-gereken-kisi@hizliadam.com

Konu: Etkili Mail Yazma Hakkında

Merhaba Ziyaretçi,

Kurumumuzda doğru üslup kullanarak mail yazma konusunda eğitim planlamaktayız. Katılımınız bizler için önemli. Lütfen bu yazıyı sonuna kadar okuyunuz.

İyi Çalışmalar.

İmza: Bünyamin Kapıcıoğlu – İrt:532xxxxxxx | hizliadam.com (Rekabet Hız İster) Yazarı

 

Kurumsal Mail/E-Posta Yazarken Dikkat Edilecek Temel Noktalar:

  1. İletişim kurulması amaçlanan ilk kişiyi ALICI: satırına yazmak
  2. Mesajın ilgilendirdiği diğer kişileri BİLGİ CC: satırına yazmak
  3. Varsa; diğer alıcıların görmesini istemediğiniz (mail adresi gizlenecek) kişiyi BİLGİ BCC satırına yazmak
  4. Muhakkak konu belirtmek. Çünkü: gönderilen maillerde karşı tarafa ulaşan ilk bilgi KONU‘dur. Konu satırına yazacağınız başlık mailinizin okunup okunmayacağını veya okunmak için ertelenip ertelenmeyeceğini belirleyen en önemli faktördür
  5. Mail içeriğine (mesaja) Selamlama ile başlamak. Selamlanın ardından yeni paragrafa geçmek
  6. Alıcıya verilmek istenen mesajı kısa ve net olarak iletebilmek, iş esnasında alıcının zamanını öldürmeyecek şekilde akıcı bir mail yazmak ve imla kurallarına dikkat etmek
  7. Mesajı uğurlama (iyi günler, iyi işler, kolay gelsin vs) ile kapatmak
  8. İmzanızı eklemek (İsim, departman, irtibat vs gerekli gördüğünüz bilgiler)

Bunların dışında temel yazım tekniklerini zaten biliyorsunuz. Yine de en çok yapılan hatalar konusunda kısa bir paragraf eklemek istedim. Özel isimlerin ilk harfini büyük yazmayı unutmayın, CAPS LOCK açık kaldı ve tüm maili büyük harfle yazdıysanız derhal silip yeniden yazın. Çünkü yazılı iletişimde paragrafın tamamını BÜYÜK harfle yazmak kabalık olarak nitelendirilir. Pozisyonunuza göre kullandığınız kiplere dikkat edin. Emir yerine ricada bulunmak daha doğru olacaktır. Türkçe imla kurallarına dikkat ettiğiniz gibi kelimeleri de kısaltarak yazmayınız. Mrb, görş, kib gibi messenger ağzı kısaltmalardan uzak durmanız da kurumsal üslupla yazılması gereken bir mail için önemli etkenlerdir.

Bünyamin Kapıcıoğlu | HizliAdam.com (Rekabet Hız İster)

35 Yorum

      1. Kurumsal boku yemekten bikmadiniz,

        Birakin bu ayaklari kurumsal olacagim diye insanliktan cikiyorsunuz.

        Cevapla

  2. Halen daha kurumsal firmalarda nasıl mail yazılması gerektiğini bilmeyenler var değil mi! Aslında konuyu kurumsal firma olarak sınırlandırmamak lazım. İnsanlar birbirine tıpkı bu yazıda gösterildiği gibi mail göndermelidir

    Cevapla

    2. ”Nasıl? Yazacağım.” şeklinde yazarsak, yaptığımız yanlıştan vazgeçmiş oluruz.

      Cevapla

  4. Harika anlatabılmışsınız ben türk olmamama rağmen net anladım faydalanıp fark ettim

    Cevapla

    1. @İLHAN_54 sanırım siz Yasemin hanımı yanlış anladınız.

      Benim anladığım kadarıyla: Yasemin hanımın Türkçesi pek iyi değil ama ona rağmen okuduğunu anlayabildiği için makalenin yalın bir dille yazıldığını ifade etmek istemiş.

      Cevapla

  7. Müşterilerime anket formu göndermem gerekiyor.
    Satış sonrası memnuniyeti ölçmek ve değerlendirmek adına..

    Anket hazır fakat anketin amacına ulaşabilmesi için doğru terimlerle ikna edici bir mail yazmalıyım.

    Uygun ve doğru kelimeleri bulamıyorum. Yazdığım mail beni bile ikna etmiyor.

    Desteğinizi rica ederim.

    Cevapla

      1. Bünyamin bey, bir konuyu araştırırken yorumlar ve sizin cevaplarınızı okudum.Hoşgörü, samimiyet ve iyi niyetiniz takdire şayan. Sessiz kalmak olmazdı.Tebrik ediyorum. Dünyayı iyilik ve güzellik kurtaracak, Allah cc sayınızı artırsın.

        Cevapla

  9. Merhaba,

    Kurumsal maillerde önemli bir detayda aşağıdaki gibidir.
    Mailin alıcısı astınız ise talep rica edilir, üstünüz ise arz edilir.
    Üstünüzden talebi rica etmek emir olarak algılanacaktır.

    Cevapla

  10. Bir pazarlamacının yetkili isme atacağız mail nasıl olmalıdır?
    Nasıl ilgi çeker ve geri dönüş oranı standart maillere göre daha çok Olur?

    Cevapla

  12. Bildigim kadariyla resmi kurumlarda ” arz ederim ” kullanılmasını kaldırdılar.

    Cevapla

  16. Selamlar, kurumsal firmaların mail adreslerine herhangi gmail adresinden mail gönderdiğimizde gidiyor mu, yoksa outlook kullanmak mı gerekiyor ? Örneğin: herhangi bir kurumun mail adresine tıklayınca outlook açılıyor, daha önce kullanmadığımız için bir şey yapamadık..

    Cevapla

    1. Evet gider. Bütün mail servisleri (hotmail, gmail, yahoo, yandex..vs) birbirlerine mail atabilirler. Cep telefonu operatörü gibi düşünün. Turkcell, Turktelekom’u arayabilir 🙂

      Cevapla

  17. Selam,
    Hocam ben burs icin bir yurtdisi kurumuna gerekli belgeleri yollayacagim bir e posta atmaliyim bunda mail konusu falan bahseetiginiz gibi onemli bu konuda bana yardimci olabilirmisiniz.
    Iyi gunler.

    Cevapla

  18. Selam. Lütfen bir şirkete birlikte iş teklifi yapmak için yazılacak mail örneği göndere bilirmisiniz?

    Cevapla

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Yeni yorumları e-posta aracılığıyla bana bildir. Ayrıca yorum yapmadan da abone olabilirsiniz.

Back To Top